Como solicitar un pago amablemente
Correo electrónico de recordatorio de facturas atrasadas
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Nadie quiere encontrarse en esa situación incómoda en la que se ve obligado a recordar a los clientes las facturas que aún no han pagado. Aunque sabemos que tenemos derecho a que nos paguen por el trabajo que hemos realizado en un plazo razonable, tener que enviar cartas de condiciones de pago a los clientes puede hacernos sentir como si estuviéramos «regañando» a nuestros clientes o siendo prepotentes en lo que respecta a nuestro proceso de facturación. Así que, ¿qué podemos hacer para asegurarnos de que estamos transmitiendo la información correcta a nuestros clientes para que la factura se pague a tiempo la primera vez, y cómo podemos estructurar nuestros mensajes de recordatorio de facturas impagadas de forma que se perciba como algo cortés? Al fin y al cabo, lo último que queremos es dañar involuntariamente nuestras relaciones con nuestros valiosos clientes.
Cuando se trata de recordatorios, no queremos parecer prepotentes. La idea que debemos promover es la de que estamos dando a nuestro cliente un «aviso» amistoso para ayudarle a estar al tanto de los pagos que van a vencer. El lenguaje que utilizamos en este tipo de mensajes es importante para asegurarnos de no causar una impresión negativa. En este caso, lo mejor es un simple mensaje de texto o de correo electrónico: si es demasiado largo, corremos el riesgo de ser molestos o de que nuestras palabras se malinterpreten negativamente.
Correo electrónico de pago perdido
A continuación te explicamos cómo pedir el pago sin ser grosero, redactando un correo electrónico de solicitud de pago a un cliente, con cartas de solicitud de pago pendientes que puedes utilizar como ejemplo, además de algunos consejos, estrategias y planes de respaldo adicionales:
Si respondes de forma similar a todas estas preguntas, no tienes por qué sentirte mal a la hora de pedir el pago de forma directa: has cumplido tu parte del acuerdo de trabajo y ahora es lógico que esperes lo mismo de tu cliente.
Por supuesto, debes ser profesional, amable y educado en tus peticiones, y evitar que el cliente tenga una rabieta por sus facturas atrasadas, pero ser directo, preciso y persistente es siempre el camino a seguir.
Si envías tus correos electrónicos sobre las facturas a intervalos regulares, seguirás siendo educado y paciente, pero también mostrarás a tus clientes que eres profesional en cuanto a tus facturas y asuntos de pago. También demostrarás que eres alguien que valora su trabajo, lo que hará que el cliente también lo valore.
¿Por qué escribirlo así? No es necesario que pidas el pago directamente en el primer correo electrónico de la factura, sólo tienes que asegurarte de que tu cliente conoce bien tus condiciones de pago y la información básica de antemano. Al enviar un correo electrónico con la factura antes de la fecha de pago, te aseguras de que el cliente tenga tiempo suficiente para reunir y organizar la documentación de pago. Además, te posicionarás como un profesional que hace un seguimiento regular de las facturas y envía correos electrónicos recordatorios si el cliente no paga a tiempo.
Correo electrónico de la factura
Para solicitar el pago de forma profesional, es importante asegurarse primero de que no hubo ningún error o mala comunicación sobre la factura. Envía un correo electrónico cortés a tu cliente explicándole que el pago está vencido y pídele que se asegure de que ha recibido la factura inicial y que no ha habido ningún problema con ella.
Si no recibes respuesta del cliente después de la primera comprobación o si el cliente reconoce que ha recibido la factura pero tú sigues sin recibir el pago puntual, haz un seguimiento con un correo electrónico breve y profesional. Indica la fecha de vencimiento de la factura y cuántos días hace que venció. Recuérdale al cliente los gastos de demora incluidos en tus condiciones de pago y hazle saber que le cobrarás por el retraso. Recuérdale las diferentes formas en que puede enviar el pago y vuelve a adjuntar la factura original al correo electrónico antes de enviársela al cliente.
Puede parecer incómodo e intimidante, pero si tus peticiones de pago por correo electrónico no consiguen que el cliente pague tu factura, lo mejor es llamar por teléfono a tu cliente para resolver el problema de fondo. Cuando llames, identifícate y explica con calma y educación que has hecho un seguimiento por correo electrónico de un retraso en el pago. Si es posible, intenta conseguir el pago por teléfono mediante tarjeta de crédito o transferencia directa. Si no es posible, consigue un compromiso firme sobre la fecha y el método de pago. Mantén la profesionalidad y la amabilidad durante toda la llamada, agradeciendo a la persona su tiempo.
Un amable recordatorio de pago
Es posible que sus solicitantes no recuerden que tienen un saldo pendiente en su programa. O puede que quieran pagar pero no sepan cómo funciona el proceso o que no recuerden la fecha límite exacta y no hayan llegado a pagar.
Por supuesto, la gran solución para conseguir que la gente pague es ofrecer planes de pago y facturación automática a su proceso de pagos de inscripción. Esto permite que la gente pague su saldo sin que nadie mueva un dedo.
Un pequeño hecho de la vida: ¡a la gente no le gusta pagar (aunque sepa que tiene que hacerlo…)! Hacer que su correo electrónico de solicitud de pago sea claro, informativo y con una llamada a la acción obvia es lo que le va a dar los mejores resultados.
Su correo electrónico debe ofrecer al solicitante o al inscrito información actualizada sobre el saldo de su cuenta, su pedido y su historial de pagos. Sin este elemento, recibirá hasta un 60% de llamadas de asistencia y correos electrónicos preguntando por qué tienen que pagar. También verá un bajo número de personas que realmente van a su cuenta y hacen un pago. Esto actúa como una explicación de por qué se les pide que paguen. Si sólo pudiera elegir una cosa para añadir a un correo electrónico de solicitud de pago, sería ésta.
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